Jak wpisać kod gtu na fakturze w firmie usługowej?

Jak wpisać kod gtu na fakturze w firmie usługowej? Obowiązek wpisania kodu GTU dotyczy każdej firmy usługowej będącej czynnym podatnikiem VAT, która sprzedaje towary lub usługi objęte listą kodów GTU i musi przesyłać strukturę JPK_V7 do urzędu skarbowego [1][2][3]. Kluczową rolę odgrywa tu poprawna identyfikacja czy dana transakcja podlega pod jeden z trzynastu kodów GTU oraz właściwe raportowanie tego faktu w systemie księgowym i – nieobowiązkowo – na samej fakturze.

Czym są kody GTU?

Kody GTU (Grupy Towarowo-Usługowe) to oznaczenia przypisane określonym grupom towarów lub usług, które mają na celu klasyfikowanie oraz identyfikowanie sprzedaży ze względu na VAT [1][2]. Zostały wprowadzone od 1 lipca 2021 roku w celu uszczelnienia systemu podatkowego, umożliwienia skuteczniejszych kontroli skarbowych i minimalizacji nadużyć w obszarze „wrażliwych” towarów i usług [1][2][3].

Kody te obejmują trzynaście podstawowych grup, od GTU_01 do GTU_13, w tym m.in. wyroby akcyzowe, paliwa, produkty lecznicze czy usługi budowlane [3]. Zakres obowiązkowego oznaczania sukcesywnie rośnie wraz ze zmianami przepisów podatkowych [1][3].

Kogo obowiązują kody GTU w firmie usługowej?

Stosowanie kodów GTU jest obligatoryjne wyłącznie dla czynnych podatników VAT, dokonujących sprzedaży towarów lub usług wymienionych w wykazie tzw. grup GTU [1][2]. Jeśli przedsiębiorstwo usługowe nie figuruje w rejestrze VAT lub realizuje sprzedaż całkowicie poza zakresem wymienionych grup, kody GTU nie mają tu zastosowania [3].

Sprzedaż potwierdzona wyłącznie kasą fiskalną lub transakcje niepodlegające oznaczeniu (w tym niektóre zwolnienia z VAT) są wyłączone z obowiązku przypisywania kodu GTU [3].

Proces wprowadzania kodu GTU na fakturze

Wprowadzanie kodu GTU w firmie usługowej obejmuje cztery kluczowe etapy:

1. Identyfikacja: Sprzedający weryfikuje czy świadczenie podlega pod jedną z trzynastu grup kodów GTU, śledząc przy tym bieżący wykaz publikowany przez Ministerstwo Finansów [1][3].
2. Rejestracja w systemie fakturowym: Jeśli posługiwanie się danym kodem GTU jest konieczne, w systemie księgowym lub do wystawiania faktur należy dodać odpowiedni kod do pozycji faktury lub dedykowanego pola – zależnie od możliwości oprogramowania [2][3].
3. Raportowanie w JPK_V7: Kod GTU jest przekazywany w strukturze elektronicznej pliku JPK_V7, będącym obowiązkową deklaracją VAT – wpisywanie kodu na fakturze pozostaje opcjonalne, lecz w obiegu wewnętrznym wiele firm umieszcza taką informację dla przejrzystości [3][4].
4. Uwzględnianie korekt: Kody GTU muszą pojawić się również na fakturach korygujących lub zaliczkowych w chwili powstania obowiązku podatkowego [3].

Kod GTU na fakturze a plik JPK_V7

Przygotowanie i przesłanie JPK_V7 z kodami GTU stanowi obowiązek formalny. Kod ten wpisuje się w odpowiedniej strukturze JPK_V7 od GTU_01 do GTU_13 w sposób automatyczny (przy odpowiednio skonfigurowanym systemie) lub ręczny [3]. Umieszczanie kodu GTU bezpośrednio na fakturze papierowej czy PDF to rozwiązanie dobrowolne – zgodne z praktyką wielu firm, ale nie wymagane przez prawo [3][4].

Brak prawidłowego oznaczenia kodem GTU skutkować może wezwaniami do korekt przesłanych plików bądź kontrolami skarbowymi, dlatego zarówno przedsiębiorcy, jak i księgowość muszą stale monitorować poprawność tych danych [1][2][3].

Znaczenie systemów księgowych i automatyzacji

Efektywność prowadzenia ewidencji oraz poprawność przypisywania kodów zwiększa się dzięki pełnej integracji systemów księgowych z modułami do rozliczania JPK i elektronicznej sprawozdawczości VAT [2]. Automatyzacja wpływa pozytywnie na eliminowanie błędów, a także pozwala firmom lepiej nadążać za zmieniającymi się przepisami i listą kodów [2][3].

Przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i ewidencjonowanie faktur ze stosowania kodów GTU stanowi istotny element prawidłowego spełniania wymogów podatkowych [2].

Najważniejsze zasady a ryzyka

Kluczowymi zasadami są: stosowanie kodów GTU wyłącznie dla transakcji usługowych objętych wykazem oraz obowiązkowe raportowanie kodu w JPK_V7 przez czynnego podatnika VAT [1][2][3]. Kody GTU są integralną częścią procesu kontroli podatkowej i ewidencji, a ich brak może skutkować koniecznością korekty lub sankcjami podatkowymi [3].

Stały monitoring zmian podatkowych i bieżące dostosowywanie systemów księgowych to niezbędne działania, by poprawnie realizować procesy ewidencyjne i kontrolne w firmie usługowej.

Podsumowanie najważniejszych czynności przy wprowadzaniu kodu GTU na fakturze

• Zweryfikuj, czy świadczona usługa należy do grupy kodów GTU [1][3]
• Dodaj kod GTU w systemie fakturowym przy odpowiedniej pozycji [2][3]
• Zadbaj o prawidłowe wygenerowanie pliku JPK_V7 z kodem GTU [3]
• Monitoruj poprawność stosowania kodu na fakturach korektach i zaliczkowych [3]
• Przygotuj pracowników do obowiązujących procedur [2]
• Regularnie aktualizuj wiedzę i procedury zgodnie ze zmianami przepisów [1][3]

Źródła:

• [1] https://faktura.pl/gtu/
• [2] https://bizky.ai/blog/kody-gtu-co-to-jest-kto-musi-je-stosowac-i-kiedy-sa-obowiazkowe/
• [3] https://fakturownia.pl/kody-gtu-czym-sa-w-jakim-celu-zostaly-wprowadzone-i-jak-je-stosowac
• [4] https://solidnaksiegowa.com/kody-gtu-na-fakturze-kto-musi-je-stosowac/